Empieza por el objetivo y las personas
Describe qué debe lograr el evento: reunir equipos, presentar una iniciativa, lanzar un producto o activar una experiencia de marca. Explica quién asistirá y qué debe poder hacer en el espacio.
Incluye empresa u organización, público, asistentes estimados y las personas que tomarán decisiones. Identifica si la contratación la realiza una agencia y quién mantiene la relación con el cliente final.
Ubicación, fecha y restricciones
Indica ciudad, fecha tentativa, duración y recinto cuando esté confirmado. Comparte horarios de acceso para montaje, pruebas, apertura y desmontaje. Si no tienes venue, explica las condiciones que necesita el proyecto.
Separa lo existente de lo que debes contratar
Haz dos listas: componentes resueltos y componentes necesarios. Por ejemplo, una agencia puede entregar el concepto, el cliente puede tener un proveedor de alimentos y Novo puede asumir fabricación y montaje.
Identifica requisitos de audio, iluminación, pantallas, espacios de marca, registro, personal, alimentación y entretenimiento. Selecciona sólo los componentes relevantes para tu proyecto.
Define entregables y puntos de aprobación
Aclara qué esperas recibir: propuesta de alcance, planos o render cuando aplique, calendario, listado de recursos y evidencias de cierre. Define quién aprueba diseños, producción, cambios y operación.
Si existe una campaña multicudad, indica plazas, fechas y qué debe mantenerse consistente entre ejecuciones. Marca cuáles decisiones son obligatorias y cuáles admiten alternativas.
Comparte el contexto sin datos sensibles
Puedes resumir el brief en el formulario de cotización. Evita incluir información personal de asistentes, documentos de identidad o bases de datos. Los archivos técnicos y la información reservada se coordinan por el canal acordado para el proyecto.