Construye una base común
Entrega el mismo brief a los proveedores: objetivo, ciudad, fecha, duración, asistentes y recinto. Indica los componentes ya contratados y los que debe asumir la propuesta.
Si una cotización plantea una alternativa, pide que se explique qué cambia en la experiencia, en los recursos y en el alcance. Una diferencia de precio puede responder a soluciones distintas.
Comprueba qué está incluido
Revisa cantidades, jornadas, montaje, pruebas, operación y desmontaje. Identifica transporte, desplazamientos y recursos que dependen de las condiciones del recinto.
En técnica, define el uso esperado de audio, iluminación y video. En stands, revisa medidas, acabados, materiales y gráfica. En personal, especifica funciones, horarios y coordinación.
Aclara responsabilidades y exclusiones
Pregunta quién coordina a cada proveedor y quién aprueba cambios. Distingue los elementos que entrega tu organización de los que entrega el productor.
Solicita que las exclusiones y los supuestos sean explícitos. Los permisos, las aprobaciones del recinto y las actividades reguladas requieren responsables definidos conforme al proyecto.
Revisa el cierre y la evidencia
Los entregables de cierre deben corresponder al servicio: evidencias de ejecución, reportes acordados, inventario de elementos o consolidación de información cuando aplique.
Una galería no permite por sí sola conocer todo el alcance del proveedor. Pide casos donde se identifique su participación y los componentes efectivamente ejecutados.
Acordar cambios también forma parte de la propuesta
Define cómo se revisarán cambios de asistentes, agenda, fechas o diseños. Confirma vigencia de la propuesta, condiciones comerciales y disponibilidad antes de formalizar la contratación.