Política de tratamiento de datos personales

Responsable y área de atención

NOVO GROUP EVENTOS Y SOLUCIONES S.A.S. · NIT 902.052.041-7.

Atención de datos personales

Marco y principios

El tratamiento se rige por los artículos 15 y 20 de la Constitución, la Ley 1581 de 2012, las disposiciones de protección de datos del Decreto 1074 de 2015 y las demás normas aplicables. Se observan legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso restringido, seguridad y confidencialidad.

Se utiliza únicamente la información necesaria y pertinente para una finalidad informada. El acceso a una fuente pública no elimina las obligaciones de finalidad, circulación restringida y proporcionalidad. La identificación o el número de documento de una persona no se consideran, por ese solo hecho, datos de libre utilización.

Definiciones

Dato personal es la información vinculada o asociable a una persona natural identificada o identificable; titular es esa persona. Una base de datos es un conjunto organizado de datos y tratamiento es su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Responsable es quien decide sobre la base y el tratamiento; encargado es quien trata datos por cuenta del responsable.

Autorización es el consentimiento previo, expreso e informado; aviso de privacidad es la comunicación que informa el tratamiento y permite consultar la política. Son públicos los datos que tienen esa naturaleza conforme a la ley; privados y semiprivados tienen restricciones de acceso según su contenido y régimen. Son sensibles los que afectan la intimidad o pueden generar discriminación, como salud, biometría, origen étnico o convicciones.

Transferencia es el envío a otro responsable; transmisión es el tratamiento por un encargado por cuenta del responsable, dentro o fuera de Colombia. El RNBD es el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio; su obligación depende de los supuestos legales aplicables.

Autorización y límites

Se solicita y conserva prueba de la autorización previa, expresa e informada cuando sea exigible. Se informan el responsable, los datos, las finalidades, los derechos y los canales para ejercerlos. No se presume autorización por silencio. Las excepciones a la autorización sólo se aplican en los casos previstos por la ley.

La autorización para responder una solicitud no comprende campañas publicitarias ajenas a ella. La participación en un evento o la vinculación contractual tampoco implica automáticamente autorización indefinida para publicar imágenes. Si Novo actúa como encargado de un cliente, trata los datos conforme a sus instrucciones lícitas y al acuerdo correspondiente.

Finalidades para clientes, usuarios y asistentes

Atender consultas, cotizaciones y solicitudes; desarrollar actividades precontractuales, contractuales y posteriores; planificar, producir, operar y cerrar los servicios; coordinar registro, acreditación, comunicaciones operativas, alimentación y demás componentes acordados; gestionar pagos, facturación, cartera, soporte y PQRS.

Evaluar calidad y satisfacción mediante encuestas, elaborar estadísticas preferentemente agregadas, verificar información necesaria, prevenir fraude y gestionar riesgos dentro de las competencias y bases jurídicas aplicables. Cumplir obligaciones contables, fiscales, administrativas, judiciales y de prevención de actividades ilícitas cuando correspondan.

Enviar información sobre servicios, novedades o campañas únicamente con la autorización exigible y con una posibilidad de dejar de recibirla. Los controles de riesgo o verificaciones no autorizan acceso indiscriminado a antecedentes ni tratamiento de datos innecesarios.

Finalidades para proveedores y aliados

Evaluar y vincular proveedores y aliados; verificar información pertinente para su contratación; gestionar acuerdos, pedidos, calidad, entregas, pagos, facturación y obligaciones legales; mantener comunicaciones y soportes de la relación.

Realizar validaciones proporcionales de identidad, idoneidad y riesgos cuando tengan fundamento legal o autorización aplicable. Proteger la información de las personas de contacto y restringir su uso al vínculo correspondiente.

Finalidades para candidatos y colaboradores

Gestionar postulaciones, selección y verificaciones pertinentes para el cargo; formalizar y administrar la vinculación, remuneración, prestaciones y honorarios según corresponda; coordinar seguridad social, riesgos laborales, formación, seguridad y salud en el trabajo, asignaciones y recursos.

Cumplir obligaciones laborales, contractuales y legales, evaluar desempeño dentro del vínculo y atender solicitudes. Los datos de salud, biométricos u otros sensibles requieren controles específicos y la base jurídica correspondiente. La entrega de una hoja de vida no permite reutilizarla para fines incompatibles.

Fotografías, videos y datos especiales

Las fotografías, grabaciones y sistemas de videovigilancia pueden tratar datos personales. Su uso para seguridad y control debe informarse mediante avisos adecuados, limitarse a su finalidad y contar con acceso restringido. Su uso en portafolios, redes o publicidad requiere la autorización o base jurídica que corresponda, separada de la simple asistencia o solicitud de servicio.

El titular no está obligado a autorizar datos sensibles cuando la ley permita negarse; debe informarse su carácter facultativo y la finalidad específica. No se condiciona un servicio a datos sensibles innecesarios. El tratamiento de datos de menores es excepcional, debe respetar su interés superior y derechos, y cumplir las exigencias de representación y participación previstas en la normativa.

Derechos de los titulares

Conocer, actualizar y rectificar datos; solicitar prueba de la autorización cuando sea exigible; recibir información sobre el uso; acceder gratuitamente en los términos legales; solicitar revocación o supresión cuando proceda; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar la consulta o el reclamo ante el responsable o encargado.

La supresión o revocación puede estar limitada por un deber legal o contractual de conservar datos. Cuando exista ese deber, se informará su fundamento y se restringirá el uso a las finalidades que lo justifican.

Cómo presentar una consulta o reclamo

El titular, sus causahabientes, representante o apoderado legitimado puede dirigirse al área de atención por los canales indicados o al domicilio del responsable. Debe indicar su nombre, medio de respuesta, descripción de la solicitud, datos a revisar y soportes pertinentes. La identidad y representación se verifican de forma proporcional; no se solicitan documentos sensibles innecesarios.

Las consultas se resuelven en un máximo de diez días hábiles desde su recepción. Si no es posible, se informan los motivos y la fecha de respuesta antes de vencer el plazo; la ampliación no supera cinco días hábiles adicionales.

Los reclamos se resuelven en un máximo de quince días hábiles desde el día siguiente a su recepción completa. Si se requiere ampliación, se informan motivos y fecha antes del vencimiento, por no más de ocho días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, se solicita subsanación dentro de cinco días; si transcurren dos meses desde el requerimiento sin la información, se entiende desistido.

Si quien recibe el reclamo no es competente, lo traslada en un máximo de dos días hábiles e informa al interesado. Recibido el reclamo completo, se incorpora la indicación de reclamo en trámite en un máximo de dos días hábiles y se mantiene hasta su resolución. La respuesta comunica la decisión y las acciones que procedan.

Encargados, transmisiones y transferencias

El acceso se limita al personal y a los proveedores que lo necesiten para la finalidad correspondiente, bajo deberes de confidencialidad, seguridad y los acuerdos exigibles. Pueden intervenir servicios tecnológicos, alojamiento, correo, comunicaciones y proveedores operativos según el proyecto. No se autoriza su uso autónomo incompatible ni la venta de datos.

Las transmisiones y transferencias nacionales o internacionales se evalúan bajo el régimen aplicable, incluidas las exigencias contractuales, de autorización y de nivel de protección o las excepciones legales. Al elegir un canal externo, como WhatsApp, el usuario debe revisar también las condiciones de ese servicio. La normativa de otros países, incluido el RGPD europeo, se atiende cuando su ámbito de aplicación efectivamente corresponda; no se declara una certificación general.

Seguridad y conservación

Se establecen controles de acceso, confidencialidad, medidas técnicas y organizativas proporcionales al riesgo, formación del personal y gestión de incidentes. Las vulneraciones se evalúan y se atienden conforme a las obligaciones de reporte aplicables. Ningún sistema elimina por completo los riesgos.

Las bases y los datos se mantienen durante el tiempo necesario para la finalidad autorizada y las obligaciones legales o contractuales. Finalizado ese período, se suprimen, anonimizan o bloquean conforme corresponda. La sola navegación o una autorización genérica no justifica conservación indefinida. Los plazos concretos deben corresponder al tipo documental y a las obligaciones de cada relación.

En el formulario web el tratamiento de campos es transitorio, sin repositorio de solicitudes. Las preferencias del navegador y los controles de seguridad tienen las duraciones descritas en la política de cookies; los mensajes efectivamente enviados a los canales de atención se conservan conforme a esta política.

Vigencia y modificaciones

La política permanece vigente mientras se realicen los tratamientos descritos, sin extender por ello la conservación de cada dato. Las actualizaciones relevantes se informarán por el sitio.

Los cambios relevantes se informarán en este sitio y, cuando corresponda, directamente a los titulares. Una modificación sustancial de finalidad que requiera consentimiento dará lugar a una nueva autorización antes de realizar el tratamiento.